Records management richt zich op het beheer van de informatiecyclus. Met behulp van records management kan een organisatie de bedrijfsvoering vastleggen en verantwoorden. Alle soorten documenten worden hierbij vastgelegd volgens afgesproken procedures. De informatie wordt bewaard tot het moment dat vernietiging noodzakelijk of gewenst is, waarbij rekening wordt gehouden met de wettelijke bewaartermijn.

Bij zaakgericht werken ligt de nadruk op het beschrijven van de case. Hierbij worden de documenten volgens een vastgelegde procedure gekoppeld aan zaken, ofwel dossiers. De documenten worden niet meer los van elkaar, maar in samenhang met hun dossier geordend. Daarbij worden de documenten kort beschreven terwijl elk dossier een uitvoerige beschrijving krijgt.