Bij zaakgericht werken ligt de nadruk op het beschrijven van de case. Hierbij worden de documenten volgens een vastgelegde procedure gekoppeld aan zaken, ofwel dossiers. De documenten worden niet meer los van elkaar, maar in samenhang met hun dossier geordend. Daarbij worden de documenten kort beschreven terwijl elk dossier een uitvoerige beschrijving krijgt.

Deze werkwijze heeft als voordeel dat het verwerken en beschrijven van informatie efficiënt verloopt.

Een voorbeeld:
Een organisatie heeft 100 dossiers en 1000 documenten die binnenkomen.  De afzonderlijke documenten krijgen een korte beschrijving en worden gekoppeld aan de dossiers.
Door de documenten in dossiers in te delen is bovendien in één oogopslag duidelijk in welke context een document staat en welke documenten nog meer bij hetzelfde dossier horen.