Records Management

Records management richt zich op het beheer van de levenscyclus van informatie. Records management is geen proces op zich, maar een complex van activiteiten en afspraken binnen primaire en secundaire bedrijfsprocessen. Met de implementatie van records management binnen uw organisatie kunt u verantwoording afleggen over uw bedrijfsvoering door de vastlegging ervan. Informatie wordt bewaard zo lang het nodig is en vernietigd wanneer het toegestaan en wenselijk is.

Records management wordt doorgaans naar het Nederlands vertaald met "archiefbeheer". Dit is een vertaling die eenvoudig de misvatting in de hand werkt dat het alleen relevant zou zijn voor organisaties met al dan niet fysieke archieven, zoals overheden. Alhoewel overheden aan regelgeving zijn gebonden die de implementatie van records management verplicht, speelt het onderwerp net zo goed voor commerciele instellingen. Documenttypen als akten, statuten, contracten en facturen zijn generiek voor alle organisaties die actief zijn in de maatschappij. Voor veel informatie geldt dat er sprake is van een bepaalde bewaartermijn. Allicht wil een organisatie bijvoorbeeld haar oprichtingsakte blijvend bewaren. Dit zijn onderwerpen waar het concept van records management een oplossing in biedt. Records management is in die zin de ruggegraat van kwalitatief hoogwaardig informatiebeheer.

Nieuwe artikelen