Records management richt zich op het beheer van de informatiecyclus. Met behulp van records management kan een organisatie de bedrijfsvoering vastleggen en verantwoorden. Alle soorten documenten worden hierbij vastgelegd volgens afgesproken procedures. De informatie wordt bewaard tot het moment dat vernietiging noodzakelijk of gewenst is, waarbij rekening wordt gehouden met de wettelijke bewaartermijn.

Records management beperkt zich niet alleen tot overheden. Ook bij commerciële organisaties geldt voor veel informatie (zoals contracten, facturen, statuten, akten) de wettelijk verplichte bewaartermijn.

Voor elk type organisatie is het daarom belangrijk een gestructureerd plan te hebben waarin de volgende zaken worden vastgelegd:  Welke informatie wordt bewaard, waar wordt de informatie opgeslagen en hoe lang wordt de informatie bewaard?
Records management strekt zich verder uit dan alleen archiefbeheer; het wordt geïntegreerd in alle bedrijfsprocessen, die er stuk voor stuk profijt van hebben. De implementatie van records management vormt hierbij een effectieve en kwalitatief hoogwaardige oplossing.