Software As A Service (SaaS) is de nieuwe titel voor het gebruik van softwarehulpmiddelen vanaf een centraal beheerd platform, ontsloten via het internet. Sinds eind jaren '90 is dit concept ook bekend onder de noemer "Application Service Providing", sinds enkele jaren als "Software As A Service". Het idee achter de term is dat computertoepassingen evenzeer gemeengoed zijn als electriciteit uit een stopcontact. Sluit jezelf aan op een dienst en begin het te gebruiken.

Contezza biedt het documentmanagementsysteem Alfresco aan op deze basis. Ons idee hierachter is dat we op deze manier vliegensvlug in staat zijn een technische implementatie achter ons te laten om te kunnen beginnen met de organisatorische implementatie. Een wijziging in de manier van werken voor een organisatie en voor eindgebruikers verdient meer aandacht dan het installeren van hulpmiddelen is daarbij ons uitgangspunt. We zien daarbij het documentmanagementsysteem als de gereedschapskist om een organisatie slimmer te laten werken.

SaaSplaza

Om Alfresco op basis van SaaS aan te kunnen bieden werken we samen met SaaSplaza. SaaSplaza is dienstverlener om applicaties op basis van SaaS aan te kunnen bieden. Wij geloven erin dat een organisatie moet doen waar hij goed in is. Contezza is goed in implementeren van document management. SaaSplaza heeft een bewezen track record op het gebied van aanbieden van toepassingen over het internet en het beheer daarvan. Het jaarlijkse bewijs van de competentie van SaaSplaza is de SAS 70 certificering. Via deze audit bewijst SaaSplaza ieder jaar opnieuw dat het alle mechanismen en procedures heeft geïmplementeerd om op het hoogste niveau ICT diensten aan te kunnen bieden. SAS 70 biedt houvast aan organisaties die bijvoorbeeld vanuit compliance regelgeving of interne kwaliteitseisen op zoek zijn naar dienstverleners. SAS 70 geeft de garantie dat aan bepaalde normen wordt voldaan. Lees meer over SAS 70 op de website van SaaSplaza BV. SaaSplaza biedt een reeks aan diensten aan, allemaal via implementatie partners zoals Contezza. Iedere partner heeft zijn eigen specialisatie, waardoor klanten voor iedere dienst altijd met experts te maken heeft.

Door op dit punt samen te werken met SaaSplaza is Contezza is staat te focussen op hetgeen zij goed in is; implementeren van documentbeheer. Door een snelle technische implementatie zitten we meteen op de kern; implementeren in de organisatie. Daarnaast biedt onze samenwerking met SaaSplaza het voordeel dat ook andere diensten kunnen worden afgenomen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk Alfresco te combineren met CRM-systeem SugarCRM,  en/of met collaboration/mailplatform Zarafa. Ook 'scanning'- en 'imaging' platform Kofax wordt aangeboden vanaf SaaSplaza. In een combinatie met Alfresco kunt u volledige mailroom verwerking op basis van SaaS aanbieden. Indien u kiest voor dergelijke combinaties, dan krijgt u altijd te maken met specialisten voor die diensten die u afneemt.

Toepassingen

Alfresco is een breed inzetbare gereedschapskist. Daarom werken we met een aantal voorgedefinieerde diensten. Op dit moment kunt u kiezen uit de volgende proposities:

• Factuurverwerking; Contezza implementeert een geautomatiseerd werkproces (workflow) om binnengekomen facturen door uw organisatie te routeren voor goedkeuring. Indien gewenst kunt u bij deze propositie gebruik maken van de Kofax-dienst om facturen na fysieke binnenkomst te scannen en herkennen alvorens deze aan het goedkeuringsproces aan te bieden. Optioneel kunt u aan het einde van het proces de factuur koppelen aan een contract, mits u gebruik maakt van de propositie voor contractmanagement.
• Contractmanagement; Contezza implementeert Alfresco om de centrale opslag van uw contracten te zijn. Zo bent u niet alleen in staat contracten goed te kwalificeren en snel terug te vinden, maar ook om signalen te krijgen bij het aflopen van een contract of voor automatische verlenging. In combinatie met de propositie voor factuurverwerking hebt u een waterdicht archief van uw inkoopcontracten en de "voortgang" ervan. Optioneel is het in combinatie met de Kofaxdienst mogelijk uw bestaande contractarchief te digitaliseren en nieuwe contracten meteen digitaal te verwerken.
• Records Management; Indien u gehouden ben aan (wettelijke) eisen voor uw informatiehuishouding en/of archiefbeheer, dan is de implementatie van records management vaak essentieel. Records Management stelt u in staat "records" (dossiers of documenten) voldoende lang te bewaren of tijdig te vernietigen. Ook wanneer u veel documenten beheert is het interessant bij te houden wanneer u iets mag vernietigen, om op die manier op ruimte en beheer te besparen.

 Natuurlijk is het ook mogelijk Alfresco te implementeren als kwalitatief documentbeheersysteem. Met standaardfunctionaliteit als versiebeheer, 'audit trails', permissies en PDF-rendities biedt dit een hoogwaardig alternatief voor de z-schijf in uw organisatie.