Saskia Oostdijck – van Gorp, manager Facilities, Administration and Reception, vertelt bevlogen over documentmanagement. Haar enthousiasme is niet gek, als je bedenkt dat ze in de jaren die ze bij RIPE NCC werkt, het voor elkaar kreeg om een bijna papierloos kantoor te creëren. Post wordt bij binnenkomst gedigitaliseerd, niets raakt meer zoek en het archief staat op een veilige plek opgeborgen.
RIPE NCC is een onafhankelijke not-for-profit organisatie die de infrastructuur van het internet ondersteunt door technische coördinatie, met als hoofdtaak de uitgifte van IP-adressen en AS-nummers. In het zeventiende-eeuwse pand aan de Singel in Amsterdam, waar het kantoor van RIPE NCC is gevestigd, werd het archief jarenlang in de kelder, onder het grondwaterniveau, bewaard. Totdat Saskia in gesprek ging met een verzekeraar, die haar vroeg of het archief ook digitaal beschikbaar was. Het bleek niet het geval en daardoor liep RIPE NCC teveel risico. Het moest veranderen.
Hobbelige weg naar succes
RIPE koos voor de enterprise-versie van het opensourcepakket Alfresco, in eerste instantie geïmplementeerd door het inmiddels failliete Adocum. De dienstverlener tweakte het systeem om het te laten aansluiten op de wensen van RIPE NCC. Zonder veel succes en niet veel later hoorde Saskia dat de dienstverlener failliet was gegaan. Ondersteuning werd lastig: door de aanpassingen in het systeem kon Alfresco zelf geen support leveren.
‘Het meest urgente probleem lag op dat moment overigens bij het inscannen van de backlog van het archief. Mijn team deed deze werkzaamheden tussendoor, maar dat ging zo langzaam dat het uiteindelijk 1,5 jaar zou gaan duren’, vertelt Saskia. Op dat moment scande het team van Saskia alleen de binnenkomende post. De rest van RIPE NCC gebruikte het systeem om de papieren documenten te kunnen lezen.
Verder met Contezza
Ze vroegen een andere softwareleverancier om advies. Zij stelden Contezza voor, een van de weinige dienstverleners in Nederland die Alfresco ondersteunen. ‘Zij hebben binnen twee maanden, binnen de gestelde periode, de hele backlog gedigitaliseerd’, vertelt Saskia. ‘Ons archief is vervolgens off-site opgeslagen door IronMountain op een veilige en vooral droge plek.’
Hoe Alfresco was opgezet, bleek rommelig en onlogisch. Beetje bij beetje werkte Contezza aan het herstructureren en verbeteren van het systeem. Deze methode juicht Saskia toe: ‘Er wordt gewerkt in fases, terwijl je gewoon kunt doorwerken.’ Uiteindelijk bleek de betaalde versie van Alfresco niet eens de beste optie te zijn. In 2013 is RIPE NCC daarom overgegaan op de Community Edition.
Meerdere afdelingen werken nu op basis van één proces met documentmanagement. Dat zijn de afdelingen Customer Service, Finance, Legal en Registration Services. Naast het team van Saskia natuurlijk, die post bij binnenkomst scant en in de inbox van de juiste afdeling zet. Het papieren document wordt tijdelijk opgeslagen, totdat het wordt opgehaald door IronMountain.
Minder papier op de werkvloer
Door de vernieuwing van Alfresco en de documentenworkflow is het papier dat door het kantoor zwierf verminderd. Digitale bestanden kunnen eveneens aan het systeem worden toegevoegd. Momenteel werkt de afdeling Software Engineering samen met Contezza om Alfresco te verbinden met het ledenportaal. Zo kunnen leden in de toekomst contracten en ondersteunende documenten direct in het digitale archief zetten.
De samenwerking met Contezza werkt vooral goed, omdat ze nergens omheen draaien en realistisch zijn, aldus Saskia. ‘Ze luisteren en durven kritische vragen te stellen om ons na te laten denken over de efficiëntie van onze processen en software.’ Het voorkomen van problemen in documentmanagement is nog een pré: ‘Met de monitoring software zien ze hoe het systeem draait en waar het blijft hangen. Zo kunnen ze het systeem optimaliseren en echte problemen op tijd voorkomen. ‘
Nu wijdt Saskia een collega in in de wereld van documentmanagement. ‘In het begin zat mijn collega me raar aan te kijken. Ze vond het een ingewikkeld systeem. Maar als je de basis eenmaal kent, dan wordt het zo makkelijk om documenten te verwerken. Ik hoor haar nu soms tegen collega’s zeggen hoe mooi het systeem werkt. Daar word ik blij van.’
