Alfresco Optimaal Benutten, Digitaliseer & Versnel
nieuw-01

Servicecentrum Drechtsteden heeft Contezza en WEBR gevraagd te onderzoeken in welke mate Alfresco en Google Apps for Work geïntegreerd kunnen worden. Enerzijds met als doel om een vrije samenwerkingsomgeving te creëren, waarbij na het creatieve proces documenten duurzaam gearchiveerd kunnen worden. Anderzijds om te kijken in welke mate de volledige kantoorautomatisering voor het werken met documenten in de Cloud gezet zou kunnen worden.

De eerste vrucht van het onderzoek is na enkele dagen in een hok opgesloten te zijn geweest geplukt. Het is gelukt om de aanmelding bij Google te gebruiken om automatisch ook op Alfresco aangemeld te worden via zogenaamde Single Sign On. Dat betekent enerzijds dat toegangsrechten op Alfresco geregeld kunnen worden vanuit Google Apps. Maar nog veel belangrijker is dat de geavanceerde mogelijkheden voor aanmelding bij Google nu ook op Alfresco gebruikt kunnen worden.

Zo ondersteunt Google tweeweg-authenticatie. Dat houdt in dat inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord aangevuld wordt met een code die door de smartphone of via een SMS gegeven wordt. Dit maakt dat het afkijken, raden of weggeven van een wachtwoord zinloos is geworden, omdat het onvoldoende is. Er is altijd een extra code nodig die afgegeven wordt via een persoonlijk apparaat of via het persoonlijke telefoonnummer. Op deze manier zijn de documenten in Alfresco extra beveiligd.

Maar Google gaat verder. Het is namelijk ook mogelijk om aan te melden met een fysieke sleutel die in de computer gestoken moet worden. Hiermee wordt Alfresco een ware kluis. Samen met het geavanceerde rechtenbeheer en de automatische opbouw van versiegeschiedenis in Alfresco, ontstaat er  een geavanceerd archief voor Google Apps gebruikers.

Voor servicecentrum Drechtsteden zal verder de standaard mogelijkheid toegepast worden om documenten die beheerd worden met Alfresco via Google Docs te bewerken. Op die manier is lokaal geinstalleerde software niet meer nodig. Documenten kunnen altijd en overal bewerkt worden. Maar bovendien kan een document dat met Google Docs bewerkt wordt, door meerdere mensen tegelijk, interactief bewerkt worden. Puurdere samenwerking bestaat niet. Wanneer de bewerking afgerond wordt, worden alle sporen van het document bij Google gewist en staat de laatste versie weer netjes in Alfresco.

Wilt u meer weten over Alfresco in combinatie met Google? Neem contact op. Wilt u meer weten over de mogelijkheden van Google Apps for Work? Neem dan een kijkje bij WEBR.

Related Projects

Start typing and press Enter to search