Het klinkt goed: een systeem waarin je al je organisatiebehoeften kunt onderbrengen. Administratie, documenten en relatiebeheer, een totaaloplossing dus. Totdat er problemen ontstaan met de implementatie en user interface. Dan is het zoeken naar een toegankelijker systeem, waarbij kennisoverdracht centraal staat. En het liefst geïmplementeerd door een niet te groot, enthousiast bedrijf.
Bart Wams, Manager Informatiemanagement & ICT bij Movisie – kenniscentrum voor de sectoren zorg en welzijn – ondervond problemen bij het vorige informatiemanagementsysteem. “Medewerkers kregen steeds meer moeite met de gebruiksvriendelijkheid ervan. Dat kwam deels door de user interface en deels door de mate van computervaardigheden van onze medewerkers. Daarnaast was het systeem complex en meer bedoeld voor een technische productieomgeving. Een van de centrale doelen van ons informatiemanagementsysteem is om documenten van projecten en dergelijke op een centrale plek op te slaan….
Een harde schijf is prima als je met z’n zessen werkt, maar met 130 medewerkers en een paar honderd projecten per jaar werkt dat niet.
Daarom gingen we terug naar de essentie van ons projectmanagementsysteem. Hoe zien onze werkprocessen er nu precies uit? Zouden we een systeem kunnen vinden dat op een veel lichtere en gebruiksvriendelijkere manier onze primaire behoeften ondersteunt? We hebben een programma van eisen opgesteld en meerdere mogelijkheden onderzocht.
Van closed naar open source
Na een jaar van vooronderzoek kwamen we bij Alfresco uit. We kozen bewust voor een open source-systeem in plaats van een closed source-systeem, omdat we dit sneller kunnen door ontwikkelen. Tegelijkertijd wilden we ook de stap maken van leverancier naar partner. Het liefst een kleine partner. Bij een grote partij ben je namelijk al snel een kleine klant. Terwijl partijen als Contezza heel eager zijn. Ze waarderen ons als grote klant en rennen echt voor ons. Ook na de implementatie zijn ze dat blijven doen.
We zijn Contezza eind 2012 via LinkedIn op het spoor gekomen en hebben ze uitgenodigd voor een gesprek, evenals wat andere kleinere bedrijven en een paar grote partijen. Ze hebben ons overtuigd doordat ze van het begin af aan meedachten over onze plannen met Alfresco. Ons brede doel was namelijk het delen van kennis in de gehele organisatie. We hadden een goed eerste gesprek, waarbij het niet direct over het programma of de techniek ging, maar over kennismanagement en hoe wij Alfresco daarvoor in kunnen zetten. Zowel op conceptueel als op technisch niveau vonden we aansluiting.
Kennis delen
Uiteindelijk heeft Contezza ons heel praktisch geholpen met de implementatie van Alfresco en hebben ze op een aantal vlakken goed meegedacht vanuit informatiemanagementperspectief. Ze spiegelen ons op keuzes die we willen maken en denken mee en tegen als het nodig is.
En daardoor is ons hele werkproces wel degelijk veranderd. Alfresco is supereenvoudig in gebruik, daarmee was het eerste struikelblok overwonnen. Daarnaast hebben we ons intranet aangepakt en in Alfresco verwerkt, met bepaalde toevoegingen. Zo hebben we discussieforum dat enigszins lijkt op Facebook, dat we sinds de zomer steeds meer gebruikt zien worden door onze medewerkers. Die stellen een vraag, krijgen tien reacties en hebben een compleet antwoord, in één dag. Wat mensen normaal aan één collega vertelden bij de koffieautomaat, weet nu het hele bedrijf. En ook nog over een jaar, want alle topics blijven bewaard.
De oplossing is nooit af, want de implementatie blijft doorlopen. We zijn onlangs nog overgestapt naar een nieuwere versie. Daarom hebben we maandelijks goed contact. Maar we gaan steeds meer van documentmanagement naar kennismanagement en dat is voor Movisie heel belangrijk.”
