PictureInzicht krijgen in het gehele werkproces en een eenduidige manier om alle documenten te ordenen. Met die vraag kwam Bjørn Boom bij Contezza. “Alle documenten werden wel netjes opgeslagen in een map op de netwerkschijf, maar uiteindelijk hanteerde iedereen in onderliggende mappen een eigen structuur. Als je je realiseert dat er dagelijks heel veel documenten worden geproduceerd, dan snap je dat het niet bij te houden is in welk mapje welke informatie zit.”

Bjørn Boom is project- en backoffice manager bij een van de grootste dienstverleners in Nederland op het gebied van elektrotechniek en werktuigbouwkunde. De afdeling Customer Support Center (CSC) stuurt vanaf één locatie alle onderhoudsmonteurs aan door het hele land, beheert onderhoudscontracten en creëert dossiers per werkorder. Hierbij werden verschillende applicaties gebruikt, die niet altijd even goed met elkaar communiceerden. “We wilden af van de foutgevoelige mappenstructuur op het netwerk en we waren op zoek naar een eenduidige manier om onze stukken te ordenen. We wilden onze assets, installaties als koelmachines en brandbeveiliging, duidelijk in beeld krijgen: wat gebeurt er mee?”


‘Neem geen onzin mee’

Zomaar afscheid nemen van de c:schijf was er niet bij, merkte Bjørn: “Contezza gaf ons het advies goed na te denken over wat het eindresultaat moest zijn. Als je zoveel documenten gaat verplaatsen, moet je zorgen voor een stevige voorselectie. Zodat je geen onzin meeneemt. Contezza heeft ook zelf grondig onderzoek gedaan naar wat onze behoefte was. Door bijvoorbeeld collega’s te interviewen van verschillende afdelingen, zoals contractbeheer en planning, hebben ze goed in kaart kunnen brengen wat wij nodig hadden.”

Sneller inzicht

Contezza heeft zo’n 1 miljoen documenten uit het archief van het bouwbedrijf overgezet naar Alfresco. Bjørn: “Bij deze migratie is in sommige gevallen toch nog ouwe ellende overgezet, oftewel, niet-geordende informatie. Op dit moment zijn we nog bezig om ook deze informatie te categoriseren en indexeren. Hiervoor schreef Contezza slimme selecties, zodat we snel kunnen achterhalen of een document in de juiste map staat. En we, indien nodig, het document een ander label kunnen geven. Je leert snel gestructureerd te werken.”

Ook het contractmanagement naar de klant toe is nu efficiënter, merkt Bjørn. “Projectleiders kunnen alle stukken inzien, per contract, per dossier, per installatie. Ze zijn minder tijd kwijt met het zoeken naar de juiste informatie en het is makkelijker om dossiers samen te stellen en op te leveren. Hierdoor krijgt de klant sneller inzicht in de voortgang van het onderhoud.”

Straight forward

“Het mooie van Contezza is dat ze ook heel straight forward waren over de nadelen van zo’n grote migratie en dat deden ze niet om zichzelf in te dekken. Ze boden ons naast mooie technische oplossingen ook hulp bij het tackelen van andere uitdagingen. Bijvoorbeeld hoe je omgaat met de grote hoeveelheid vragen die je krijgt. Binnen onze organisatie was er een leger aan collega’s dat er van overtuigd was dat hun oude, vertrouwde werkwijze veel beter was dan de nieuwe. Een veelgehoorde opmerking was: ‘Vroeger had ik mijn administratie prima op orde, maar nu kan ik niets meer vinden.’ Mede dankzij Contezza hebben wij dit traject goed kunnen managen.”

Toekomstmuziek

Zijn team is nu nog bezig consistentie aan te brengen in de data, maar Bjørn kijkt al vooruit: “De stappen die hierna komen, zijn nog veel mooier. Het doel is om nog veel meer kennis te halen uit de informatie die we nu continu verzamelen en eenduidig opslaan. Stel dat een monteur vaak heeft gewerkt aan een bepaalde installatie, dan zullen we daar veel werkorders van terugvinden. Door scherpe analyses los te laten op deze informatie, kunnen we makkelijk achterhalen of er bijvoorbeeld structurele fouten worden gemaakt. Vroeger, met al die handgeschreven bonnen, zou dat echt niet zo gemakkelijk zijn.”

In de toekomst krijgen de klanten ook toegang tot hun eigen dossier in Alfresco, hoopt Bjørn. “Zo krijgen zij inzicht in het hele traject. Maar om deze informatie een-op-een te delen met de klant, zullen we het eerst nog beter moeten categoriseren.”

Recommended Posts

Start typing and press Enter to search