Gemeente Utrechtse Heuvelrug bouwt op standaarden

“Zolang we de standaarden volgen, zijn we altijd flexibel.” Met dit credo is gemeente Utrechtse Heuvelrug een nieuw pad ingeslagen. Afhankelijk zijn van een leverancier zorgt namelijk voor belemmeringen. Niet alleen doordat elke leverancier een eigen manier van werken heeft, ook de data wordt meestal verschillend opgeslagen. Als je er dan iets mee wilt, zorgt dat voor langdradige ICT-projecten.

Gemeente Utrechtse Heuvelrug leert van eerdere ervaringen. Er is inmiddels een ‘hybride omgeving’ waarin oud naast nieuw staat. Het ‘nieuwe’ is een basis waarop gebouwd kan worden. Door standaarden van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) te volgen, wordt de data ‘leverancier-neutraal’ opgeslagen. Het idee is dat hierdoor de datakwaliteit hoger wordt en ICT-projecten in de toekomst sneller kunnen verlopen.

Omdat gebruikers veel werken met en aan documenten, is het DMS Alfresco één van de basiscomponenten. Medewerkers werken zaakgericht of dossiergericht in Tezza (een webapplicatie) die perfect kan integreren met Alfresco. Omdat ook de documentengenerator is geïntegreerd, wordt het maken van documenten altijd goed gedaan. Tel daar de integraties met een onderteken-applicatie en Microsoft365 bij op en je kunt je voorstellen dat gebruikers al vergaand voorzien zijn in mogelijkheden.

Het zaakgerichte metadatamodel wordt via ZGW API’s opgeslagen in Open Zaak, de derde basiscomponent (naast Alfresco en Tezza). Door die driehoek is er in potentie voor elk gemeentelijk proces een oplossing te vinden. In combinatie met de oplossingen van SIM, is er aan de voorkant een integratie naar de burgers en ondernemers.

Voor het werken met akten is er een taakspecifieke webapplicatie. Deze werkt relatief ‘ouderwets’, omdat hier geen specifieke standaard wordt gevolgd. Dat kan prima, want Alfresco dwingt je nergens toe en het kan allemaal naast elkaar bestaan. Generiek of specifiek, volgens welke standaard dan ook, voor strategen én gebruikers is er keuze.

Inmiddels loopt er ook een project voor een bestuurs- en raadsinformatiesysteem (BIS/RIS) dat integreert met Alfresco en Open Zaak op basis van ZGW API’s. Wij prijzen gemeente Utrechtse Heuvelrug hierin, omdat ze het in de aanbesteding als één van de eerste hebben aangedurfd om een aansluiting specifiek op basis van ZGW API’s uit te vragen. Op die manier worden gemeenten sturend en niet volgend. Zo moeten de verhoudingen volgens ons zijn.

Intern geeft men hierover aan: “StUF wordt niet meer ondersteund. ZGW API is al de nieuwe standaard. Al jaren inmiddels. Waarom zouden we die niet uitvragen? Met elke standaard is wel iets mis, maar blijven hangen in het oude is niet de oplossing.” En over wetgeving: “Als je ziet welke wetten er allemaal op ons afkomen… Je kunt maar beter voorbereid zijn om qua ICT snel en flexibel te kunnen handelen.”

Tot slot ervaren wij het samenwerken met gemeente Utrechtse Heuvelrug als vooruitstrevend en professioneel. De nadruk ligt vooral op ‘samen’ werken. In projecten is er structureel overleg, voor het beheer wordt goed gecommuniceerd (en werken we zelfs samen aan verbeteringen) en als er zaken besproken moeten worden, gebeurt dat. Hoe gemeente Utrechtse Heuvelrug nu werkt, is hoe Common Ground er volgens ons nú in de praktijk uit zou moeten zien. Hybride, met durf en gericht op de toekomst.

Meer weten over deze klantcase? Neem gerust contact met ons op.