Smart Data Archiving

Smart Data Archiving

De grote digitale transformatie die organisaties doormaken zorgt voor flinke toename van clouddiensten. Met de groei van het gebruik van clouddiensten neemt ook de data opslag in de cloud flink toe. Dit laatste gebeurt nog te vaak in een door de leverancier van de clouddienst meegeleverde cloud storage omgeving. Dat is op zich prima, want dan staat je data tenminste ergens en kun je er vanuit de applicatie makkelijk bij. Ervan uitgaande dat het geen negatieve invloed heeft op de performance van de applicatie uiteraard!

De problemen ontstaan echter op het moment dat een organisatie meerdere clouddiensten afneemt, met als gevolg dat op meerdere plekken data wordt opgeslagen. Hoe hou je dan grip op de data? Dat lijkt in eerste instantie een beheervraagstuk. Maar wanneer je als organisatie datagedreven wilt werken, of in ieder geval datagedreven strategische beslissen wilt nemen, wordt het meer dan alleen een databeheervraagstuk.

Hoe krijg je een 360 graden (klant-)overzicht op het moment dat de data er wel is, maar versnipperd is over verschillende systemen? Hoe zorg je dat iedereen altijd bij de data kan, zonder het aantal gebruikerslicenties exponentieel te laten groeien? Hoe blijf je compliant aan de GDRP en eventueel de Archiefwet?

Als organisatie wil je natuurlijk compliant zijn, je data beschikbaar hebben en zelfs smart maken zodat je die als waardevolle input kunt gebruiken voor strategisch beleid. Goede (toegang tot) data geeft jouw organisatie de mogelijkheid om trends te kunnen voorspellen en daarop in te spelen.

Centraal opslaan en decentraal raadplegen

De oplossing is bijna voor de hand liggend: breng alle data samen in één platform. Maar hoe doe je dat? Zijn er use cases waarbij dit al gerealiseerd is? En zijn de beoogde doelen behaald?

Zo hebben we voor klanten een DMS – ERP integratie gerealiseerd, om het beste van beide werelden optimaal te benutten. Vanuit het ERP (SAP in dit geval) landen documenten in het Alfresco DMS. Tegelijkertijd zorgt deze integratie er voor dat vanuit het ERP data kan worden geraadpleegd die feitelijk in het DMS staat opgeslagen en daar wordt beheerd. Optimaal gebruikersgemak aan de voorkant dus!

Een aantal voordelen van deze oplossing op een rij:

• Data opslag in het DMS is aanzienlijk goedkoper dan in ERP systeem.
• Het aantal benodigde licenties voor het ERP systeem is lager, aangezien de niet-ERP gebruiker ook via de interface van het DMS de data kan raadplegen en beheren.
• In een DMS kan data vanuit meerdere systemen worden opgeslagen, geraadpleegd en beheerd (synergie).
• Data opslag in een DMS betekent minder belasting van het ERP, wat de performance ten goede komt.
• Data centraal opslaan in een DMS biedt de mogelijkheid om data ‘smart’ te maken.
• Uiteraard maakt centraal opslaan van data (uit verschillende systemen) het makkelijker voor een organisatie om compliant te zijn aan wetgeving (GDPR, Archiefwet).

Hoe kan Smart Data Archiving worden toegepast? Bekijk de klantcase van Croonwolter&dros.