Integratie SAP-Alfresco
Croonwolter&dros is gespecialiseerd in elektrotechniek, werktuigbouw, automatisering en informatisering en is een van de grootste bedrijven van Nederland. De organisatie telt ruim 3.000 medewerkers en is actief in de markten: Utiliteit, Industrie en Infra.
Croonwolter&dros loopt al bijna 150 jaar voorop bij nieuwe ontwikkelingen en is daarmee een bewezen expert in het ontwerpen, realiseren en onderhouden van technische systemen.
De uitdaging voor Croonwolter&dros
Sinds 2016 werkt Croonwolter&dros met Alfresco als Content Service Platform voor het opslaan en ontsluiten van gegevens. Deze gegevens worden aangeleverd vanuit meerdere bronsystemen, waaronder het ERP, het financiële systeem en systemen van onderaannemers.
In april 2023 is Croonwolter&dros gestart met een vervangingstraject van het bestaande ERP, met als doel meer toekomstbestendig te worden. Zo werden onder meer de werkprocessen efficiënter gemaakt. Een van de grote voordelen was het automatiseren van veel handmatige handelingen. Het nieuwe ERP (op basis van SAP) levert de organisatie direct meer tijd op voor het uitvoeren van haar kernactiviteiten.
Beschrijving van de oplossing
Van de implementatie van het nieuwe ERP (en de veranderingen die het systeem met zich meebrengt) mogen Croonwolter&dros, de samenwerkingspartners, de onderaannemers en de leveranciers geen hinder ondervinden. Dat betekent onder meer dat de gegevens op eenzelfde manier moeten worden opgeslagen, beheerd en ontsloten voor alle stakeholders.
Om dit te realiseren heeft Contezza Croonwolter&dros geholpen met het koppelen van het nieuwe ERP aan het Alfresco platform. Hiervoor is gebruik gemaakt van een standaard Alfresco connector, waarmee een bi-directionele connectie is gelegd tussen het ERP en Alfresco. Deze connectie zorgt ervoor dat gegevens over en weer worden gesynchroniseerd tussen de applicaties.
Voordelen voor Croonwolter&dros
De integratie van de twee applicaties heeft tal van voordelen voor Croonwolter&dros:
- Documenten die ontstaan in het ERP worden opgeslagen in het onderliggende Alfresco platform, terwijl SAP-gebruikers werken vanuit de voor hen bekende SAP user interface.
- Metadata die is vastgelegd in het ERP wordt ook zichtbaar in Alfresco. Hierdoor kan het aantal ERP accounts worden gereduceerd, wat een kostenbesparing kan opleveren.
- Documenten die aan Alfresco worden toegevoegd, worden automatisch gekoppeld aan het juiste ERP-object. Zo worden relevante documenten ook zichtbaar en raadpleegbaar binnen het ERP.
- Verlagen van de SAP Cloud Data footprint. Door documenten in Alfresco te plaatsen in plaats van in de SAP cloud, zijn het gebruik van SAP storage en bijbehorende kosten beperkt tot het minimaal noodzakelijke.
- Het Alfresco Content Services platform vormt een ‘single source of truth’ omdat meerdere applicaties input leveren voor een 360 graden klantdossier.
Deze oplossing heeft een positief effect op het gebruikersgemak, de kosten en grip op informatiestromen.
Samenwerking Croonwolter&dros en Contezza
Zijn de beoogde doelen behaald?
De gewenste doelstellingen vanuit het integratieproject zijn behaald. CWD medewerkers werken in SAP en slaan in deze applicatie de gewenste documenten op aan een ERP object. Via de integratie tussen SAP en Alfresco, worden de documenten direct opgeslagen in Alfresco en voorzien van noodzakelijke metadata. Het eenvoudig maken voor de gebruiker om documenten op te slaan is hiermee gerealiseerd.
Hoe kijkt CWD tegen het eindresultaat?
Het behaalde eindresultaat binnen deze eerste scope is positief. We ervaren nu met het principe Single Source of Truth een betrouwbare herleidbaarheid van documenten. We staan nu gesteld voor de vervolgfase van de implementatie. Het automatisch koppelen van de benodigde documenten bij de financiële afhandeling van werkzaamheden.
Waren er onvoorziene uitdagingen tijdens het project?
Uiteraard zijn er binnen alle projecten altijd onvoorziene uitdagingen. In dit project lag dit op twee punten. Het beschikbaar stellen van documenten in de buitendienstapp. We vinden het heel belangrijk dat onze technici die onze klanten helpen, direct toegang hebben tot belangrijke documenten. De interface hierbij was zeer complex. De tweede uitdaging was het inrichten van de noodzakelijke metadata. Door een bepaalde structuur in SAP, was het niet eenvoudig om de gewenste/noodzakelijke metadata aan de verschillende documenten te koppelen. Door goede samenwerking tussen Contezza en de implementatiepartner van SAP is het gewenste resultaat bereikt. Compliment!
Hoe heeft CWD de samenwerking met Contezza ervaren?
Contezza is een no-nonsense bedrijf. Ze denken met je mee en willen samen met jou de gewenste resultaten bereiken. In dit project is er nauw samengewerkt met verschillende stakeholders zoals gebruikers, product owners, SAP implementatiepartner en het integratieteam. Contezza heeft hierbij samen met Hyland een goed resultaat bereikt binnen de korte doorlooptijd die hier voor beschikbaar was. Compliment.