Digitalisering en contractbeheer voor RIPE NCC
RIPE NCC is verantwoordelijk voor de toewijzing van IP-adressen in Europa, Rusland en het Midden-Oosten. IP-adressen kunnen gezien worden als de ‘telefoonnummers’ van het internet, waarmee computers en apparaten met elkaar communiceren. RIPE NCC wijst blokken van IP-adressen toe aan internet service providers en grote organisaties. Deze organisaties moeten lid zijn van RIPE NCC om IP-adressen te verkrijgen. De benodigde contracten worden op papier vastgelegd, voornamelijk omdat de wetgeving omtrent digitale handtekeningen varieert in de landen waar RIPE NCC actief is.
Toen RIPE NCC Contezza benaderde, was hun kantoor gelegen aan de Singel in Amsterdam. Het archief van RIPE NCC lag ook onder het waterniveau van de nabijgelegen gracht. Vanuit het oogpunt van bedrijfscontinuïteit besloot RIPE NCC dat het archief gedigitaliseerd moest worden en de werkprocessen dienden te worden aangepast.
Contezza heeft binnen enkele weken het complete archief gedigitaliseerd, gedocumenteerd en opgeslagen in Alfresco Content Services. Nu hebben alle betrokkenen toegang tot het digitale archief. Daarnaast worden nieuwe documenten onmiddellijk bij ontvangst gedigitaliseerd en aangeboden aan de betreffende afdeling via een geoptimaliseerd proces voor inkomende post, waarna ze verwerkt en automatisch gearchiveerd worden in het juiste contractdossier.